السياسات المالية الأساسية

السياسات المالية الأساسية

• إدارة النقدية: تحدد كيفية التعامل مع النقدية من حيث الحفظ والصرف والتحصيل.
• التحصيل والدفع: تحدد طرق تحصيل الإيرادات وصرف الالتزامات بدقة.
• الحسابات البنكية: توضح أسلوب فتح الحسابات والتعامل مع البنوك والتحويلات.

هذه السياسات تشكل قاعدة الرقابة على الأموال السائلة في المؤسسة.

• سياسة الرواتب والمكافآت: تحدد كيفية احتساب الرواتب، صرف البدلات، ومواعيد الدفع.
• سياسة المشتريات والمخازن: تضمن الشفافية في شراء المواد ومتابعة المخزون بشكل دوري.
• سياسة الأصول الثابتة: تضع ضوابط لشراء الأصول وتسجيلها وجردها وإهلاكها.

وجود هذه السياسات يحمي المؤسسة من الهدر وسوء الإدارة.

•  سياسة المصروفات: تحدد أنواع المصروفات المسموح بها وضوابط اعتمادها.
• سياسة الموازنات والتخطيط المالي: توضح آلية إعداد الموازنة ومتابعة تنفيذها.
• سياسة التقارير المالية: تضمن تقديم تقارير دقيقة وشفافة للإدارة والجهات الرقابية.

   هذه السياسات تجعل الإدارة قادرة على اتخاذ قرارات مالية مستنيرة.

   

الإجراءات المالية (نموذج عام)

يتكون الإجراء من عنوان واضح يحدد العملية، ثم هدف يوضح الغرض منه، ومسؤوليات تحدد الأدوار، بعد ذلك تُعرض الخطوات التنفيذية بالتسلسل حتى اكتمال العملية، وأخيرًا يتم تحديد النماذج والمستندات الداعمة، هذا النموذج العام يساعد في توحيد صياغة الإجراءات عبر مختلف العمليات.

 

مثال تطبيقي (إجراء شراء)

الهدف

ضمان شراء السلع والخدمات بأفضل الأسعار والجودة.

الخطوات

يبدأ بطلب شراء داخلي، ثم مقارنة عروض أسعار من عدة موردين، فإصدار أمر شراء معتمد، واستلام  البضاعة، وأخيرًا السداد.

النماذج

طلب شراء، محضر مقارنة أسعار، أمر شراء.

هذا المثال يعكس أهمية التوثيق في منع التلاعب وضمان الشفافية.

 

مثال تطبيقي (إجراء صرف نقدي)

الهدف

ضبط عمليات الصرف النقدي ومنع أي تجاوز.

الخطوات

تقديم طلب صرف من القسم المختص، مراجعته من الإدارة المالية، اعتماده من المسؤول، ثم تسليم النقدية مع تسجيلها محاسبيًا.

النماذج

طلب صرف، إذن صرف.

هذا الإجراء يساعد على ضمان أن كل عملية صرف موثقة وقانونية.

 

النماذج المالية المساندة

تعتبر النماذج أدوات عملية تسهّل تطبيق السياسات والإجراءات، فهي توفر بيانات موحدة يمكن مراجعتها بسهولة

وتخزينها كأدلة، و من أمثلتها: نموذج طلب شراء، نموذج طلب صرف، نموذج محضر جرد، نموذج كشف رواتب.

الاعتماد على هذه النماذج يعزز الدقة والشفافية في العمل المالي.

 

 الرقابة الداخلية ودور الدليل

 يلعب الدليل المالي دورًا أساسيًا في الرقابة الداخلية من خلال تحديد الصلاحيات والمسؤوليات بوضوح، كما يساعد على توزيع المهام بما يمنع تضارب المصالح، إضافة إلى ذلك يضمن الدليل مراجعة العمليات المالية بشكل دوري وحماية الأصول من سوء الاستخدام.

 

التحديات الشائعة عند إعداد الدليل

 من أبرز التحديات مقاومة التغيير من قبل الموظفين، خاصة إذا كانوا معتادين على العمل دون ضوابط مكتوبة. كما قد تواجه المؤسسة نقصًا في الكوادر المؤهلة لصياغة الدليل بطريقة مهنية. أحيانًا يكون تبسيط الإجراءات صعبًا، مما يجعلها معقدة وغير قابلة للتطبيق. كذلك، قد يضعف غياب دعم الإدارة العليا من فاعلية الدليل.

 

عوامل نجاح تطبيق الدليل

 لنجاح تطبيق الدليل، يجب أن تكون صياغته واضحة وبعيدة عن التعقيد، ومن المهم أيضًا تدريب الموظفين على كيفية استخدامه في عملهم اليومي ، كذلك  ينبغي تحديث الدليل دوريًا ليتماشى مع التغيرات التشريعية والتنظيمية ، وأخيرًا لا بد من وجود دعم قوي من الإدارة العليا لتطبيقه بشكل فعال.

 

تمرين عملي جماعي

 يقسم المتدربون إلى مجموعات صغيرة، ويطلب من كل مجموعة اختيار عملية مالية مثل شراء أصل ثابت أو صرف بدل سفر أو تحصيل إيراد نقدي ثم تقوم المجموعة بإعداد سياسة مختصرة لهذه العملية، ثم صياغة إجراء تفصيلي يوضح خطوات التنفيذ والنماذج المستخدمة ثم بعد ذلك يتم عرض نتائج التمرين ومناقشتها أمام الجميع.

 

الخاتمة والتوصيات

في ختام التدريب يجب التأكيد على أن الدليل المالي ليس مجرد وثيقة نظرية، بل هو أداة عملية لتنظيم العمل وحماية موارد المؤسسة كما يجب أن يكون مرنًا وقابلًا للتطوير المستمر، ومن التوصيات الهامة تكوين لجنة خاصة لمتابعة تحديث الدليل بشكل دوري، كما يشجع المتدربون على تطبيق ما تعلموه مباشرة في بيئة عملهم لتحقيق أكبر فائدة.